Die private Nutzung eines vom Arbeitgeber überlassenen Firmenwagens ist als geldwerter Vorteil ein sonstiger Sachbezug für den Arbeitnehmer. Dieser Vorteil ist einkommensteuerpflichtig und wird aus Vereinfachungsgründen in der Praxis regelmäßig nach der sogenannten 1%-Methode besteuert. Das heißt, 1% des Bruttolistenneuwagenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung wird monatlich der Gehaltsabrechnung hinzugerechnet und besteuert.
Da aber auch oft ältere, gebrauchte Fahrzeuge genutzt werden, führt dies oft zu einer unverhältnismäßig hohen Steuerbelastung. Der Bundesfinanzhof beanstandet aber die gesetzliche Regelung nicht und sieht auch keine verfassungsrechtlichen Bedenken, da jedem Arbeitnehmer die Führung eines Fahrtenbuches offen steht.
Mit der alternativen Führung eines Fahrtenbuches hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit, den tatsächlichen privaten Nutzungsanteil ermitteln zu können. Dem Arbeitnehmer werden dann nur die auf diese privaten Fahrten entfallenden anteiligen Kosten in der Lohnabrechnung als Sachbezug zugerechnet.
Ein ordentliches Fahrtenbuch ist an verschiedene Voraussetzungen geknüpft. Diese sind alle einzuhalten. Andernfalls wird der private Nutzungsanteil im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung nachträglich doch nach der 1%-Methode ermittelt.
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah in einer gebundenen Form geführt werden. Nach Ansicht des Gerichts ist eine ‚Lose-Blatt- Sammlung‘ nicht ordnungsgemäß. Es darf nicht die Möglichkeit geben, nachträglich Änderungen zum Beispiel durch den Austausch von Seiten vorzunehmen. Aus diesem Grund ist auch die Führung eines Fahrtenbuches mit dem Programm Excel nicht zulässig.
Jede Fahrt ist unter Angabe von Datum, Fahrtziel, Gesamtkilometerstand und Geschäftspartner/Kunde zu notieren. Werden bei einer Fahrt mehrere Außentermine nacheinander wahrgenommen, sind diese in der tatsächlichen Reihenfolge festzuhalten. Ein anderer Nachweis, zum Beispiel durch Aufzeichnungen in einem Terminkalender, ist nicht ausreichend. Auch allgemeine Vermerke wie Außendienst oder Dienstfahrt genügen nicht.
Das Führen des Fahrtenbuches führt zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand, der sich allerdings gerade für Fahrer mit hohen betrieblich veranlassten Fahrleistungen steuerlich lohnen kann.
Wenn man das Fahrzeug im privaten Bereich nicht unbedingt benötigt, weil ein weiteres Fahrzeug vorhanden ist, kann mit dem Arbeitgeber eine Vereinbarung getroffen werden, die die private Nutzung des Dienstfahrzeuges ausschließt. Ein privater Nutzungsanteil entfällt dann vollständig. Zu beachten bleibt aber auch hier, dass der Arbeitgeber die Einhaltung dieser Vereinbarung überprüfen muss.
Dipl.-Ök. Volker Hammes
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Steuerberatungsgesellschaft Rickenbach & Partner
